Thư ký văn phòng là một chức phận đã không để lại xa lạ gì đối với nhiều công ty, một chức phận mà bắt buộc phải có. Vậy thư ký văn phòng là gì? Qua bài viết dưới đây sẽ bổ sung thêm nhiều nội dung đến bạn đọc, cùng tham khảo nhé.
Table of Contents
Thư ký văn phòng là gì?
Thư ký là một người chuyên hành động các công việc có sự liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, các hoạt động tạp vụ hành chủ đạo, sắp đặt hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, đặt lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, có quy trình cho giám đốc.
Thư ký ban đầu chỉ thực hiện các chức năng có sự liên quan đến việc ghi nhận biên bản, hay các một lời phàn nàn chỉ đạo của người có thẩm quyền. Hiện nay chức năng, vai trò và hoạt động của các thư ký đã được mở rộng, thư ký đã trở thành một nghề rộng rãi trong xã hội tối tân.
Hoạt động của thư ký văn phòng là gì?
Trên thực tế, thư ký đảm nhiệm nhiều việc ở mọi lĩnh vực, từ đấy hoạt động cũng có sự khác biệt chắc chắn. Thế nhưng, công việc của thư ký vẫn có nhiều điểm chung sau:
Công việc quản lý chung tại văn phòng
Thư ký được ví như là một người giám thị xem thi bởi công việc chính của họ là giám sát để các nhân viên trong công ty thực hiện nội quy theo nề nếp, kỷ cương.
Thư ký cũng là người nắm giữ, quản lý giấy tờ, chuẩn bị tài liệu, hồ sơ đầy đủ trong các cuộc họp và trong các việc làm thủ tục hành chính khác. Ngoài ra, họ cũng phải chắc chắn các kiểu giấy tờ, tài liệu được bảo mật và cất giữ tại nơi an toàn.
Quan trọng, họ sẽ chỉ dẫn, chuẩn bị cho các người mới có môi trường làm việc phong phú bằng việc chuẩn bị và cung cấp các thiết bị có liên quan để chiều lòng cho hoạt động.
Sắp đặt công việc chung trong đơn vị
Ngoài những hoạt động được đề cập ở phía trên, thư ký còn là người bố trí lịch họp cho ban giám đốc hoặc các bộ phận trong đơn vị. Họ cũng phải giúp đỡ và phụ trách lên lịch cho các chuyến công tác của ban lãnh đạo với các công việc cụ thể như: đặt vé máy bay, khách sạn, nhà hàng,…
Bên cạnh đó còn thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của cấp trên.
Bố trí lịch họp cho ban giám đốc hoặc các bộ phận trong đơn vị
Kỹ năng không thể thiếu để trở nên thư ký văn phòng chuyên nghiệp
Có khả năng nói, là một ngành nghề khó và không phải ai cũng có khả năng để trở thành. Bởi ngoài kiến thức chuyên môn họ luôn phải có các kỹ năng mềm như kỹ năng ăn nói, kỹ năng lên kế hoạch, kỹ năng quản trị thời gian,…
Vì thế, nếu như thực sự muốn trở thành thư ký chuyên nghiệp, bạn phải cần nắm chắc các kỹ năng dưới đây để trau dồi, tập luyện.
Kiến thức chuyên ngành cần có
- Thư ký văn phòng hiểu sâu sắc về nghề nghiệp của mình
- Thực hành các bước thành thạo các chuyên môn chuyên ngành đúng đòi hỏi
- Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn chuyên môn cho người đối diện
- Sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại
Kỹ năng quản lý
- Biết bố trí, tổ chức tốt hoạt động và phối hợp công tác quản lý
- Tư duy logic tốt, khả năng tự phán đoán và bức xúc mau chóng
- Biết quản trị thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian thích hợp
Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng ghi nhận, nhập liệu nhanh
- Cư xử lịch sự, hài hòa với những người xung quanh và biết tự kiềm chế
- Tinh ý, thông minh, biết tiếp thu những lời khuyên
- Có phong thái và giọng nói phải tự tin
Tập luyện trí nhớ tốt
Thư ký văn phòng giỏi phải đều đặn tập luyện cho mình trí nhớ thật tốt vì hoạt động của họ đều đặn phải tiếp cận tới những sự kiện, thời gian biểu.’
Tính độc lập, kiên định
Thư ký văn phòng trong những hoàn cảnh cấp trên đi vắng, cực kì có thể thư ký sẽ là người chủ động ra quyết định. Chính vì thế họ cần phải có được sự kiên định để xử lý vấn đề.
Qua bài viết trên đã cung cấp đến bạn đọc các thông tin về thư ký văn phòng và những kỹ năng cần thiết. Hy vọng những thông tin trên của bài viết sẽ hữu ích với các bạn đọc, cùng tham khảo nhé.
Lộc Đạt – Tổng hợp & chỉnh sửa
Tham khảo ( viecoi.vn, www.topcv.vn, … )
Discussion about this post