Quy trình là gì? Những điểm khác nhau giữa quy trình và quá trình? Rào cản trong quá trình thực hiện quy trình. Qua vàu viết dưới đay sẽ cung cấp thêm nhiều thông tin hơn đến bạn đọc, cùng tham khảo nhé.
Table of Contents
Quy trình là gì?
Thuật ngữ “quy trình” như là “một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay công việc. Quy trình thường được thể hiện bằng văn bản. Như vậy, thông thường các đơn vị phát triển các “quy trình” nhằm thực hiện và kiểm soát các “Quá trình” của mình. Một quy trình có thể nhằm kiểm soát nhiều quá trình, và ngược lại, một quá trình có thể được kiểm soát bằng nhiều quy trình.
Mỗi cá nhân có kiến thức, kỹ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau. Quy trình giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước công việc nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào? Sẽ không có tình trạng nhân viên nhận chỉ thị của Sếp mà không biết phải làm thế nào? Hay tình trạng làm đi làm lại mà vẫn không đúng ý Sếp.
Tầm quan trọng của quy trình trong hệ thống quản lý
Trong một tổ chức, chuyện các cá nhân có kiến thức và kỹ năng khác nhau sẽ dẫn đến cách làm việc và hiệu quả khác nhau. Vì vậy nên mới cần có quy trình để giúp cho người thực hiện các công việc biết rằng muốn hoàn thành công việc đó phải thực như thế nào và kết quả cần đạt là gì? Tránh tình trạng nhân viên chậm chỉ thị của cấp trên hay thực hiện các công việc thừa gây lãng phí thời gian.
Đối với các công việc cần phối hợp nhóm thì ngoài giúp phân bổ công việc hợp lý còn giúp tăng sự phối hợp giữa các thành viên, đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ và trình tự như dự kiến.
Quy trình còn giúp cấp trên quản lý tốt nhân viên của mình hơn thông qua kiểm tra tiến độ làm việc của họ được thể hiện trên quy trình, từ đó đưa ra các giải pháp hay chiến lược kịp thời.
Đối với nhân viên
– Mỗi cá nhân có kiến thức, kĩ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau. Qui trình giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước công việc nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào?
– Sẽ không có tình trạng nhân viên nhận chỉ thị của nhà quản lí mà không biết phải làm thế nào, hay tình trạng làm đi làm lại mà vẫn không đúng ý sếp.
Xem thêm Tiêu chí đánh giá hiệu quả tuyển dụng cho mọi doanh nghiệp
Đối với cấp quản lí
– Quy trình là gì? Qui trình cũng giúp ích cho các cấp quản lí kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện.
Phân biệt quy định, quy trình, hướng dẫn công việc
Giống nhau
– Đều là các yêu cầu bắt buộc;
– Giảm thiểu mức độ sai sót có thể xảy ra.
Khác nhau
| Quy định | Quy trình | Hướng dẫn công việc |
| Đưa ra các yêu cầu chung phải thực hiện. | Cách thức, phương thức để thực hiện một quá trình hay công việc. | Mô tả một cách chi tiết trình tự thực hiện của một công việc/nhiệm vụ cụ thể. |
| Mức độ chi tiết chưa rõ ràng, mới chỉ đưa ra các quy định chung. | Mức độ chi tiết vừa phải, đưa ra quy trình tổng quan cho quá trình liên quan. | Có mức độ chi tiết cao nhất, đi sâu vào từng thao tác cụ thể của công việc/nhiệm vụ. |
| Nêu lên các yêu cầu, quy định, có thể nêu bổ sung các kết quả đạt được. | Đưa ra vai trò, trách nhiệm cụ thể của nhân viên/bộ phận. | Hướng dẫn cách thức thực hiện một công việc/nhiệm vụ cụ thể một cách hiệu quả, tránh sai sót |
Xem thêm Chiến lược tuyển dụng chi phí thấp doanh nghiệp cần biết
Rào cản trong quá trình thực hiện quy trình
Bản thân các cấp quản lý không chịu đầu tư thời gian để làm quy trình, cho rằng làm quy trình mất thời gian, còn phải nhiều việc kiếm tiền. Nhưng bản thân cách nhìn này chưa phải là dài hạn và họ thực sự chưa nhận thức rõ được tác dụng của quy trình, cũng như hiểu được rằng mất thời gian một chút nhưng họ sẽ rất nhàn về sau trong việc quản lý và kiểm soát công việc của nhân viên.
Quy trình là gì? Cho rằng quy trình là mất thời gian, phức tạp rườm rà, trao đổi trực tiếp với nhau cho nhanh. Tôi cho rằng trao đổi trực tiếp là một điều rất tốt, nhưng sau khi bàn bạc, thống nhất thì các điểm đó phải được lên giấy tờ. Nhiều khi nói mồm với nhau ba ngày sau sẽ quên mất mình nói gì, hoặc nhớ nhưng không đủ ý.
Qua bài viết trên đây Minioffice.vn đã cung cấp các thông tin về quy trình là gì? Tầm quan trọng của quy trình. Hy vọng những thông tin trên của bài viết sẽ hữu ích với các bạn đọc. Cảm ơn các bạn đã dành nhiều thời gian để xem qua bài viết này nhé.
Mỹ Phượng – tổng hợp
Tham khảo ( luatduonggia.vn, lagi.wiki, … )
Discussion about this post