Thư kí – chắc hẳn ai cũng biết đến nghề này. Nhưng nghề thư kí có trường lớp đào tạo hay có nơi nào để học hay không thì lại rất ít người biết đến. Bởi vì có rất nhiều lí do khác nhau nên ít người làm nghề này. Hôm nay, minioffice.vn có bài viết Nghề thư kí dễ hay khó? Yêu cầu những kỹ năng gì? để những bạn muốn làm sẽ được hiêu rõ hơn. Hãy cùng tìm hiểu nhé.
Table of Contents
1. Kiến thức chuyên ngành
- Hiểu về nghề nghiệp và vai trò mà mình được giao
- Thao tác thành thạo các nghiệp vụ thư ký văn phòng
- Có thể truyền đạt, chỉ dẫn
- Sử dụng tốt trang thiết bị văn phòng tối tân
Nghề thư ký văn phòng nhìn thì dễ nhưng thực sự cũng có cái khó
Xem thêm Nhân viên kinh doanh là gì? Yêu cầu những kĩ năng nào
2. Kỹ năng quản lý
- Biết tổ chức tốt và quản lý hoạt động
- Tư duy logic, biết bức xúc và tự phán đoán nhanh chóng
- Chọn lựa chính xác và kịp thời
- Quản lý thời gian, sắp xếp công việc và sắp xếp thì giờ phù hợp
3. Ăn nói tốt
- Ghi chép nhanh, tốc ký và dùng tốt máy ghi âm
- Soạn thảo, lập hồ sơ và lưu giữ văn bản
- Điều hành được công việc của cơ quan, tổ chức
- Thư ký văn phòng phải xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hoà, biết tự kiềm chế
- Tinh ý, sáng tạo, biết tiếp thu những lời khuyên
- Nhớ chuẩn xác các nội dung cá nhân, sự kiện, thời gian, số liệu,…
- Hiểu biết rộng về xã hội và biết thích ứng
- Dùng ngoại ngữ phục vụ công việc
- Phong thái và giọng nói tự tin, làm thay đổi tâm lý
Xem thêm Phòng nhân sự gồm những công việc nào? Kĩ năng gì?
4. Kỹ năng vi tính, tin học không thể thiếu của thư ký văn phòng
Việc thành thục ở đây không hẳn là bạn phải giỏi các kỹ năng về vi tính như những người có chuyên môn. Tuy nhiên ít nhất một người thư ký văn phòng cũng phải hiểu được các chương trình cơ bản như Word, Excel để biên soạn văn bản, chuẩn bị thông tin thuyết trình, làm một bản hợp đồng, thu chi, thư mời… nếu như trong thời đại này mà những kỹ năng cơ bản như trên mà bạn còn chưa nắm được thì năng lực tuyển mộ của bạn sẽ cực kì thấp.
Để tránh việc lúng túng trong việc sử dụng máy tính sẽ làm cho Giám đốc và đồng nghiệp nhận xét thấp tất cả các năng lực còn lại của bạn. Người thư ký văn phòng có thể trang bị những kiến thức ít nhất trong việc dùng vi tính.
5. Hiểu biết sâu rộng
Người trợ lý, thư ký cực kì không thể thiếu tầm hiểu biết sâu rộng trong nhiều lĩnh vực. Những hoạt động như chuẩn bị quà tặng cho đối tác, chuẩn bị tài liệu cho sếp trước khi đi công tác, trả lời những câu hỏi bất chợt của sếp,…đều đòi hỏi những kiến thức này, do đó, việc tích lũy kiến thức phong phú, đa dạng là điều cực kì cần thiết. Những kiến thức này cũng giúp ích rất nhiều trong những công việc sau này của bạn.
6. Kỹ năng xử lý công việc
Trong một vài trường hợp chắc chắn, người trợ lý, thư ký sẽ là người thay mặt sếp được đưa ra quyết định xử lý hoạt động, vì lẽ đó, kỹ năng giải quyết hoạt động và ra quyết định là cực kì không thể thiếu đối với họ. Người trợ lý, thư ký cần có khả năng phân tích vấn đề, xác định mấu chốt nỗi lo và khả năng có quyền quyết định xử lý công việc mau chóng và phù hợp. Người trợ lý, thư ký giỏi cần có thể hỗ trợ sếp khi xử lý các hoạt động.
Môi trường thực hiện công việc năng động hiện nay đòi hỏi người thư ký, trợ lý cần phải thành thục nhiều kỹ năng, đồng thời đây cũng là vị trí cho phép bạn học hỏi được nhiều kiến thức đa dạng từ nhiều công việc. Ngoài các kỹ năng cơ bản nghề nghiệp hoặc kỹ năng mềm thì các bạn nên trang bị cho mình những kỹ năng trên thật tốt để bạn có thể trở nên một cánh tay đắc lực cho sếp của mình.
Xem thêm Top địa chỉ thuê văn phòng ảo uy tín TP.HCM
7. Có tính độc lập, kiên định và chủ đạo kiến
Không có nghĩa là bạn toàn quyền quyết định mọi hoạt động trong công ty tuy nhiên nếu như gặp những hoàn cảnh thiết yếu bạn cũng có thể giải quyết được vấn đề. Hoặc khi sếp đi vắng bạn cũng phải có khả năng giải quyết những rắc rối như lùi lịch hẹn, khất nợ, thoả thuận một hợp đồng mới… Nếu như không thì bạn cũng phải biết hướng được các công việc sang một hướng có lợi cho doanh nghiệp của bạn.
8. Am hiểu nhiều mảng kiến thức
Kiến thức xã hội, tự nhiên… vô cùng quan trọng đối với một thư ký văn phòng. Có khả năng khi tuyển mộ, người ta không đòi hỏi bạn phải am hiểu về bóng đá, thể thao , môi trường… Tuy nhiên trong một phút bất chợt nào đấy, sếp của bạn cũng có thể “cắc cớ”: “World Cup 2010 xảy ra ở đâu nhỉ?” hoặc như “thú có túi sống ở châu lục nào là nhiều?” Và nếu như bạn không biết thì cái ngớ người lắc đầu của bạn sẽ nhen nhóm sự thất vọng trong lòng ông ta.
Hồng Quyên – Tổng hợp
Tham khảo ( TÌM VIỆC NHANH, giaiphapdaotaovnnp.edu.vn, iEIT,… )
