Hành chính văn phòng là gì là một trong những từ khóa được tìm kiếm nhiều nhất trên google về chủ đề hành chính văn phòng là gì. Trong bài viết này, minioffice.vn sẽ viết bài về hành chính văn phòng là gì? Gồm những công việc nào?
Table of Contents
Hành chính văn phòng là gì?
Hành chính văn phòng là một bộ phận k thể thiếu của bất kỳ công ty nào, đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính và lễ tân đón khách, đơn vị công tác văn thư lưu trữ hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, bên cạnh đó còn đủ nội lực tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu quan trọng. Vì tính chất công việc giống như vậy, ở nhiều doanh nghiệp, bộ phận Hành chính – nhân viên hoặc Hành chính – đơn vị thường được xếp chung để thuận lợi cho việc đàm luận, support lẫn nhau.
Xem thêm: Nhân viên văn phòng là gì? Có những công việc nào?
Nhân sự hành chính văn phòng sử dụng gì?
Công việc hành chính thường bị nhiều người “coi thường” cho rằng đó là những công việc giấy tờ nhỏ nhặt. ngoài ra thực tế, trách nhiệm của một nhân viên hành chính khá thông dụng và bao quát. không ngoa khi ví nhân sự hành chính giống như người “bảo mẫu” của cả doanh nghiệp, bởi chỉ cần một ngày thiếu vắng người mẹ này thì y giống như rằng cả văn phòng sẽ rối loạn ngay.
nhân sự hành chính thông thường sẽ đảm nhận các group công việc sau đây:
- Lễ tân văn phòng: trả lời điện thoại, đón khách, giải quyết thông tin ban đầu và chỉ dẫn khách đến các bộ phận tính năng để khắc phục công việc.
- Thư ký hỗ trợ: bố trí lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,…
- soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, đo đạt và lưu trữ các loại giấy tờ.
- Chấm công, thực thi chính sách: đa dạng cho nhân viên các cải thiện trong quy định của doanh nghiệp, thực hiện các chính sách, chấm công cho toàn bộ nhân viên.
- quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, thực hiện đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên, kiểm kê đảm bảo tỉ lệ và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu quan trọng.
- Duy trì hoàn cảnh làm việc: chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, đơn vị khám sức khỏe định kỳ. thỉnh thoảng chính nhân viên hành chính sẽ là người đứng ra giải quyết các tranh chấp giữa các cá nhân, dung hòa các mối liên kết vì lợi ích chung của doanh nghiệp.
- hỗ trợ các vấn đề pháp lý: tư vấn các chủ đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho các lãnh đạo quản lý chương trình, plan công tác của công ty.
Trở thành nhân sự hành chính văn phòng liệu có khó?
Chính vì trách nhiệm trải đều trên các phương diện nên yêu cầu đối với một nhân sự hành chính văn phòng cũng trải đều k kém.
Về tố chất: Khi chọn công việc hành chính văn phòng, hãy dĩ nhiên rằng bạn là một người mau nhẹn, tháo vát và nhiệt tình. Bạn sử dụng việc tỉ mỉ, chính xác, có quy củ, có tư duy khoa học và đầu óc bố trí. Công việc của nhân sự hành chính khá nhẹ nhõm nhưng lại phải liên tục vận động nên bạn cũng cần có thể trạng để sử dụng tốt công việc này.
Về kỹ năng: Các kỹ năng cần thiết như kỹ năng cai quản thời gian, kỹ năng cộng tác, làm việc group, mức độ bao quát, đo đạt, kỹ năng giao tiếp, xử lý các tình huống khéo léo, skill ngoại ngữ và kiến thức tin học văn phòng là những yêu cầu dành cho nhân viên hành chính văn phòng. thường xuyên tham dự các hoạt động ngoại khóa là một điểm mạnh bạn nên mang vào CV xin việc nếu muốn ứng tuyển vào vị trí này.
Về kinh nghiệm: nhân sự hành chính phải là những người “đa zi năng”, có nhiều kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực khác nhau sẽ giúp bạn giải quyết nhanh gọn lẹ khối công việc thông dụng mỗi ngày. nhà tuyển dụng khi tuyển lựa chọn nhân viên hành chính văn phòng cũng đề cao sự đa năng của ứng viên. Những ứng viên đủ sức đảm nhận nhiều kiểu công việc như thư ký, nhân sự, quan hệ đối ngoại, tiếp thị, mua bán,… luôn được phân tích cao.
Tìm việc làm hành chính văn phòng ở đâu?
Tuy không phải là ngành nghề quá “khát” nhân lực, nhưng hành chính văn phòng luôn luôn là bộ phận k thể thiếu mà công ty, tổ chức nào cũng cần đến. do đó, cơ hội làm việc trong ngành nghề cũng rất rộng xây dựng. sinh viên các ngành Văn thư lưu trữ, Khoa học thông tin hay các ngành nghề liên quan sau khi tốt nghiệp đủ sức làm thư ký, trợ lý cho các lãnh đạo công ty, làm việc tại các phòng ban tính năng ở doanh nghiệp hoặc các trung tâm lưu trữ dữ liệu.
Xem thêm: Phòng nhân sự gồm những bộ phận nào? Công việc gì
Cơ hội nào cho nhân sự hành chính văn phòng?
Nhiều bạn lo lắng sử dụng nhân sự hành chính thì sẽ khó hoặc thậm chí là không có thời cơ thăng tiến nào trong tương lai. Nhưng thực tiễn, hành chính văn phòng vẫn là ngành nhiều cơ hội. Lộ trình thăng tiến của một nhân sự hành chính văn phòng cũng rất rạch ròi. có thể chia nhân sự hành chính văn phòng thành 3 cấp bậc với mức lương của mỗi cấp bậc (dựa theo Báo cáo lương năm 2016 của Adecco Vietnam) giống như sau:
1. Cấp bậc nhân viên (5,5 triệu VNĐ – 12 triệu VNĐ):
- nhân sự tiếp tân (Receptionist): đón tiếp khách, xử lý thông tin cấp thấp,…
- nhân sự support hành chính: đảm nhận các công việc hành chính giống như lưu trữ hồ sơ, thư tín, biên soạn thảo, đánh máy,…
Yêu cầu: có nghiệp vụ hành chính văn phòng tối thiểu, thêm vào với các bạn sinh viên tốt nghiệp ngành nghề ngôn ngữ, quản trị nhân sự,… mới ra trường hoặc mới bước chân vào ngành.
2. Cấp bậc thư ký (8,5 triệu VNĐ – 14,5 triệu VNĐ):
- Trợ lý riêng (Personal Assistant): hỗ trợ giám đốc trong lĩnh vực chuyên ngành nghề, biên soạn thảo văn bản, bố trí lịch sử dụng việc,…
- Thư ký tổng quát (Genaral Secretary): thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng quát, quản trị hồ sơ,…
Yêu cầu: có nghiệp vụ chuyên môn cao, có đầu óc sáng tạo, biết nghiên cứu, phán đoán tình huống, có trải nghiệm trong ngành nghề khoảng từ 1 năm trở lên.
3. Cấp bậc quản trị
- nhân sự hành chính văn phòng (Administrative Officer) (9 triệu VNĐ – 25 triệu VNĐ)
Yêu cầu: có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết rộng rãi về nhiều lĩnh vực, tốt nghiệp các lĩnh vực ngôn ngữ, nhân viên, quản trị mua bán,… Có kinh nghiệm ít nhất 2 năm trong lĩnh vực.
- Trưởng phòng/giám đốc hành chính (Administrative Manager/ Office Manager) (25 triệu VNĐ – 55 triệu VNĐ)
Yêu cầu: có đa số kỹ năng và tố chất của một nhà quản trị, có trình độ chuyên môn cao, trải nghiệm từ 4 năm trở lên.
Vì tính chất công việc, công việc hành chính văn phòng thường lôi kéo nữ giới nhiều hơn nam giới. Nam giới sử dụng ngành này thường thích thú thăng tiến lên những cấp bậc cao hơn. Tương tự như vậy, nữ giới cũng thường không chỉ thực hiện công việc giấy tờ đơn giản, với óc tổ chức tốt và trải nghiệm phong phú trong nhiều lĩnh vực, không ít nhân viên đã phấn đấu lên các vị trí cao như cai quản.
tóm lại, dù không hề là một ngành nghề quá “hot”, nhưng hành chính văn phòng luôn luôn là một công việc đáng thử với những ai mong muốn tìm một công việc ổn định, dài hạn, và có đủ “đất” để “dụng võ” năng lực của mình.
Nguồn: iconicjob.vn/blog
